Cum să scrii emailul perfect care va cuceri orice client

Dacă jobul tău implică redactarea și transmiterea de emailuri către clienți, atunci acest articol este pentru tine. Un raport realizat de Synthetix, furnizorul de software pentru activitatea de servicii clienți, arată că nu mai puțin de nouă din zece clienți se așteaptă să primească din partea unei companii informații și reacții consistente pe mai multe canale de comunicare, printre care rețelele de socializare, telefonul sau emailul.

Pe de altă parte, un studiu realizat de eConsultancy indică faptul că poșta electronică este canalul preferat de comunicare cu o companie de către 61% dintre persoanele care au participat la sondaj. Acest lucru înseamnă că persoanele care răspund la emailurile sosite de la clienți trebuie să știe să redacteze impecabil un email.

Specialiștii Webhelp România prezintă o listă cu câteva cerințe pe care trebuie să le îndeplinească un email adresat clienților pentru a fi profesionist și pentru a contribui la construirea unei bune imagini a companiei:

- Fii politicos. Asigură-te că redactezi mesajul într-un mod cât se poate de profesionist.
- Prezintă informațiile clar. Menționează char din subiectul emailului problema, pentru a evita orice confuzie. În cazul în care există, include și un număr de înregistrare sau de referință.
- Folosește un ton conversațional. Evită jargonul, exprimările complexe, dar și limba de lemn. Asigură-te că emailul redactat de tine este ușor de citit și de înțeles.
- Personalizează. Poți folosi același model de email la toate mesajele, însă nu uita să-l personalizezi în funcție de numele persoanei căreia i se adresează și de nevoile sale.
- Mulțumește-i clientului că te-a contactat chiar la începutul mesajului. Reia mulțumirile încă o dată, la final.
- Descrie problema, pentru ca destinatarul să vadă clar că o înțelegi.
- Pune cea mai importantă informație la începutul mesajului.
- Manifestă empatie la adresa clientului. Acesta va aprecia faptul că îți pasă de el.
- Asumă-ți responsabilitatea. Nu lansa niciodată acuze la adresa clientului, chiar dacă a făcut o greșeală.
- Oferă instrucțiuni clare și concise. Spune-i exact ce poți să faci pentru a rezolva problema și ce anume poate face clientul pentru a-ți ușura munca.
- Folosește o semnătură profesionistă la finalul emailului, care să includă numele tău, funcția și datele de contact.
- Citește emailul de două ori înainte de a-l trimite, pentru a te asigura că ai eliminat toate greșelile gramaticale și scăpările de litere. Chiar și micile greșeli gramaticale pot afecta puternic imaginea companiei.
- Trimite-i clientului un mesaj de mulțumimre la final, după ce problema se rezolvă favorabil.

Dacă îndeplinești toate cerințele de mai sus, clienții cărora le răspunzi prin intermediul emailului vor simți că primesc atenția pe care o merită și vor fi cu mult mai calmi și înțelegători.

Dacă te afli în căutarea unui loc de muncă, știi o limbă străină și vrei să lucrezi la Webhelp România, alături de alți peste 1.700 de tineri entuziasti, comunicativi si profesioniști, trimite chiar acum CV-ul tău pe online@ro.webhelp.com. Mai multe informatii le poti afla rapid de pe site-ul nostru de recrutare, job.webhelp.ro/